Arbeitgeber & ausländische Beschäftigte

Darf ich einen ausländischen Arbeitnehmer beschäftigen?

Ob eine ausländische Person beschäftigt werden darf, hängt insbesondere von ihrer Staatsangehörigkeit und ihrem Aufenthaltsstatus ab.

Für EU- und EWR-Staatsangehörige gelten aufgrund des europäischen Freizügigkeitsrechts besondere Regeln. Bei Drittstaatsangehörigen muss dagegen regelmäßig geprüft werden, ob der vorhandene Aufenthaltstitel oder ein anderer Aufenthaltsstatus die geplante Beschäftigung erlaubt.

Entscheidend ist nicht allein, ob irgendein Aufenthaltstitel vorhanden ist. Maßgeblich ist vielmehr, ob gerade die konkret vorgesehene Beschäftigung erlaubt ist.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber?

Das Aufenthaltsgesetz enthält für Arbeitgeber konkrete Kontroll- und Dokumentationspflichten. Besonders relevant sind die Vorgaben des § 4a Abs. 5 AufenthG.

Für die betriebliche Praxis lassen sich die wesentlichen Pflichten auf drei Punkte reduzieren:

Überprüfungspflicht vor Arbeitsbeginn

Die wichtigste Arbeitgeberpflicht beginnt bereits vor Aufnahme der Beschäftigung. Der Arbeitgeber muss prüfen, ob die Voraussetzungen für die konkrete Beschäftigung vorliegen.

Dabei sollte insbesondere geklärt werden:

• Welche Staatsangehörigkeit besitzt die Person?
• Welcher Aufenthaltstitel oder Aufenthaltsstatus liegt vor?
• Ist eine Beschäftigung grundsätzlich erlaubt?
• Ist die Beschäftigung auf eine bestimmte Tätigkeit beschränkt?
• Besteht eine Bindung an einen bestimmten Arbeitgeber?
• Gelten weitere Nebenbestimmungen?
• Wie lange besteht die Beschäftigungsberechtigung?

Idealerweise wird das entsprechende Dokument im Original geprüft. Bei einer Kopie sollte jedenfalls dann genauer hingesehen werden, wenn Zweifel an Echtheit oder Aktualität bestehen.

EU-, EWR- und Schweizer Staatsangehörige

EU- und EWR-Staatsangehörige benötigen grundsätzlich keinen deutschen Aufenthaltstitel, um in Deutschland eine Beschäftigung aufzunehmen.

Für den Arbeitgeber ist deshalb vor allem die Staatsangehörigkeit zu prüfen. Regelmäßig genügt hierfür die Vorlage eines gültigen Reisepasses oder Personalausweises.

Für Familienangehörige von EU-Bürgern können andere Dokumente, insbesondere eine Aufenthaltskarte, relevant sein. Weitere Informationen finden Sie unter EU-Bürger & Freizügigkeitsrecht .

Aufenthaltstitel und Nebenbestimmungen richtig prüfen

Bei Drittstaatsangehörigen muss der Arbeitgeber nicht nur die Gültigkeit des Aufenthaltstitels prüfen. Entscheidend sind auch die Regelungen zur Erwerbstätigkeit und mögliche Nebenbestimmungen.

In Dokumenten können beispielsweise Formulierungen stehen wie:

• „Erwerbstätigkeit erlaubt“
• „Beschäftigung erlaubt“
• „Beschäftigung nur als … bei … erlaubt“
• oder weitere konkrete Beschränkungen.

Ein gültiger Aufenthaltstitel bedeutet deshalb nicht automatisch, dass jede Beschäftigung bei jedem Arbeitgeber zulässig ist. Mehr zu den verschiedenen Aufenthaltstiteln finden Sie unter Aufenthaltserlaubnis .

Beschäftigung mit Fiktionsbescheinigung

Besondere Aufmerksamkeit ist bei einer Fiktionsbescheinigung erforderlich. Sie dokumentiert einen vorläufigen aufenthaltsrechtlichen Status während eines laufenden Verfahrens.

Ob und in welchem Umfang währenddessen gearbeitet werden darf, hängt von der konkreten Fiktionswirkung und dem bisherigen Aufenthaltsstatus ab. Der bloße Besitz einer Fiktionsbescheinigung beantwortet die Frage der Beschäftigungsberechtigung daher nicht in jedem Fall abschließend.

Beschäftigung mit Duldung oder Aufenthaltsgestattung

Auch Personen mit einer Duldung oder Aufenthaltsgestattung können unter bestimmten Voraussetzungen beschäftigt werden.

Entscheidend ist wiederum die konkrete Beschäftigungsberechtigung. Möglich sind sowohl Beschäftigungserlaubnisse als auch gesetzliche oder behördliche Beschäftigungsverbote.

Eine Duldung ist insbesondere kein Aufenthaltstitel. Mehr zur rechtlichen Einordnung finden Sie im Beitrag zur Duldung.

Aufbewahrungspflicht

Für die Dauer der Beschäftigung muss der Arbeitgeber grundsätzlich eine Kopie des maßgeblichen aufenthaltsrechtlichen Dokuments in elektronischer Form oder Papierform aufbewahren.

Das Gesetz nennt insbesondere:

• Aufenthaltstitel,
• Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit,
• Bescheinigung über die Aufenthaltsgestattung,
• Bescheinigung über die Aussetzung der Abschiebung.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht grundsätzlich während des gesamten Beschäftigungsverhältnisses.

Fristenmanagement bei befristeten Aufenthaltstiteln

Ein typisches Risiko entsteht nicht bei der Einstellung, sondern während eines bereits laufenden Beschäftigungsverhältnisses: Der Aufenthaltstitel oder die Beschäftigungsberechtigung läuft ab, ohne dass dies rechtzeitig bemerkt wird.

Unternehmen sollten deshalb ein systematisches Fristenmanagement einrichten. Sinnvoll sind Wiedervorlagen deutlich vor Ablauf der jeweiligen Dokumente und eine erneute Prüfung, sobald ein Verlängerungsantrag gestellt oder ein neues Dokument vorgelegt wird.

Mitteilungspflicht bei vorzeitiger Beendigung

Eine weitere wichtige Arbeitgeberpflicht betrifft die vorzeitige Beendigung einer Beschäftigung, für die ein Aufenthaltstitel nach den Vorschriften über die Erwerbsmigration erteilt wurde.

Relevant kann dies beispielsweise werden bei:

• Kündigung während der Probezeit,
• Arbeitgeberkündigung,
• Eigenkündigung des Arbeitnehmers,
• Aufhebungsvertrag,
• vorzeitiger Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrages,
• oder bestimmten Wechseln innerhalb eines Konzerns.

Nicht jede reguläre Beendigung eines Arbeitsverhältnisses löst automatisch eine Mitteilungspflicht aus. Entscheidend ist die konkrete aufenthaltsrechtliche Konstellation.

Vier-Wochen-Frist

Die Mitteilung muss grundsätzlich innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis des Arbeitgebers erfolgen.

Bei Unternehmen kommt es in der Praxis insbesondere darauf an, wann die zuständige Personalstelle von der vorzeitigen Beendigung Kenntnis erhält.

Die Frist beginnt deshalb nicht zwingend erst mit dem letzten Arbeitstag. Wird eine spätere Vertragsbeendigung bereits vorher vereinbart oder bekannt, kann die Mitteilungspflicht schon zu diesem früheren Zeitpunkt ausgelöst werden.

Welche Ausländerbehörde ist zuständig?

Die Mitteilung ist an die für den Arbeitnehmer zuständige Ausländerbehörde zu richten.

Maßgeblich ist regelmäßig der Wohnort des Beschäftigten und nicht der Sitz des Arbeitgebers. Unternehmen mit Mitarbeitern in verschiedenen Städten können deshalb mit mehreren Ausländerbehörden zu tun haben.

Aus Nachweisgründen sollte die Mitteilung schriftlich erfolgen und deren Versand dokumentiert werden.

Was droht bei Verstößen gegen Arbeitgeberpflichten?

Verstöße gegen aufenthaltsrechtliche Arbeitgeberpflichten können als Ordnungswidrigkeit verfolgt werden.

Wird beispielsweise eine gesetzlich erforderliche Mitteilung über die vorzeitige Beendigung der Beschäftigung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig vorgenommen, kann ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro drohen.

Beschäftigung ohne erforderliche Arbeitserlaubnis

Besonders schwerwiegend ist die Beschäftigung einer Person, obwohl die erforderliche Beschäftigungsberechtigung nicht besteht.

Je nach Sachverhalt können hier neben erheblichen Bußgeldern auch weitere sozialversicherungsrechtliche, arbeitsrechtliche oder strafrechtliche Konsequenzen entstehen.

Eine unerlaubte Beschäftigung ist deshalb deutlich von einer bloßen formalen Dokumentationsverletzung zu unterscheiden.

Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung

Der Begriff „Schwarzarbeit“ wird im allgemeinen Sprachgebrauch häufig sehr weit verwendet. Rechtlich müssen jedoch unterschiedliche Formen illegaler Beschäftigung voneinander getrennt werden.

Neben einer fehlenden Beschäftigungsberechtigung können beispielsweise relevant sein:

• nicht ordnungsgemäß angemeldete Beschäftigung,
• nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge,
• Verstöße gegen Mindestlohnvorschriften,
• Scheinselbstständigkeit,
• unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung,
• oder sonstige Formen illegaler Beschäftigung.

Welche Sanktionen drohen, hängt daher immer davon ab, welcher konkrete Verstoß tatsächlich vorliegt.

Kontrollen durch Zoll und Finanzkontrolle Schwarzarbeit

Bei der Bekämpfung illegaler Beschäftigung spielt insbesondere die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls eine zentrale Rolle.

Im Rahmen von Kontrollen können unter anderem Beschäftigungsstatus, Arbeitsbedingungen, Sozialversicherung und die Beschäftigungsberechtigung ausländischer Arbeitnehmer überprüft werden. Unternehmen sollten die erforderlichen Unterlagen deshalb bereits im laufenden Arbeitsverhältnis nachvollziehbar vorhalten.

Dienst- und Werkverträge

Die aufenthaltsrechtliche Prüfungspflicht betrifft nicht nur klassische Arbeitsverhältnisse.

§ 4a Abs. 5 AufenthG erstreckt die Überprüfungspflicht auch auf bestimmte Fälle, in denen ein Ausländer mit nachhaltigen entgeltlichen Dienst- oder Werkleistungen beauftragt wird, die auf Gewinnerzielung gerichtet ausgeübt werden.

Gerade bei internationalen Dienstleistern, Werkvertragsmodellen oder komplexen Subunternehmerstrukturen sollte deshalb nicht davon ausgegangen werden, dass aufenthaltsrechtliche Fragen ausschließlich den unmittelbaren Arbeitgeber betreffen.

Arbeitgeberwechsel bei ausländischen Arbeitnehmern

Auch bei der Einstellung eines bereits in Deutschland lebenden Drittstaatsangehörigen muss geprüft werden, ob der bestehende Aufenthaltstitel den Wechsel zum neuen Arbeitgeber erlaubt.

Ein Aufenthaltstitel kann eine weitgehend freie Erwerbstätigkeit erlauben oder noch auf eine bestimmte Beschäftigung beziehungsweise einen bestimmten Arbeitgeber beschränkt sein.

Der neue Arbeitgeber sollte deshalb vor dem ersten Arbeitstag klären, ob die Beschäftigungsberechtigung bereits besteht oder zunächst eine Änderung durch die Ausländerbehörde erforderlich ist.

Aufenthaltsrechtliche Compliance im Unternehmen

Gerade Unternehmen, die regelmäßig ausländische Arbeitnehmer beschäftigen, sollten die aufenthaltsrechtliche Prüfung nicht als einmaligen Vorgang behandeln.

Sinnvoll sind klare interne Abläufe für Einstellung, laufende Beschäftigung und Beendigung.

• Prüfung der Beschäftigungsberechtigung vor Arbeitsbeginn,
• Dokumentation des Prüfungsergebnisses,
• Aufbewahrung der erforderlichen Unterlagen,
• automatisierte Überwachung von Ablaufdaten,
• erneute Prüfung bei Tätigkeits- oder Arbeitgeberwechseln,
• und Prüfung möglicher Mitteilungspflichten beim Offboarding.

Ein sauber strukturierter HR-Prozess reduziert das Risiko, dass eine ursprünglich rechtmäßige Beschäftigung später unbeabsichtigt gegen aufenthaltsrechtliche Vorgaben verstößt.